時間無法被管理

只能管理運用時間的方式。

可以選擇「做對的事」符合自我價值觀或朝著願景邁進,選擇「把事做對」來省下不必要的時間浪費,選擇「值得去做」的目標來創造更大效益。

當然,也能齊頭並進,善用時間發揮自身優勢。

作為自雇者,我很清楚脫離職場管理與約束後,自我管理的重要性。我也見過不少擁有很強的專業能力、很好的商模,但在行動上總是雷聲大、雨點小。

歸根究柢,自己的「慣性拖延」就是最大的敵人。

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慣性拖延,就是無法有效利用時間做對的事、把事做對,也不會將時間投入在值得去做的事,自然也就不會帶來後續的可能性。

但我想告訴你:光靠「意志力」是無法擺脫慣性拖延的。

因為你的意志力會先耗盡,然後反過來鞏固慣性拖延,甚至成為它的隊友。你

該做的,是好好認識自己為什麼會拖延?如何降低拖延所帶來的負面影響?

甚至,能否反其道而行,藉由拖延來創造生產力?

這聽起來很反常吧?

是的,拖延也可以是個「正向」作用力,只要我們能用對方向,甚至能帶來更高的生產力。

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零|你是個慣性拖延的人嗎?

書中有個小測驗,我將它摘錄出來。

□ 為了按時完成任務,我經常跟時間賽跑

□ 我經常誤判完成任務會花多少時間

□ 我經常將任務拖延到隔一天

□ 面對一項不吸引人的任務時,我會去尋找一些更吸引人的事來做

□ 我經常在任務排定的時間外處理任務

□ 我總是等到截止日期前最後一刻才開始進行專案

□ 我經常在應該工作的時候做白日夢

□ 當我面對一項艱難任務時,很容易受到社群媒體、簡訊或電子郵件的干擾

□ 我經常在會議、約會,以及社交場合上遲到

□ 我的工作空間總是處於混亂的狀態

□ 我從來不會完成每日代辦事項清單

□ 我的電子郵件或簡訊中,充滿了未回覆的訊息

□ 我經常遲繳帳單

□ 我最喜歡的一句話是「明天再做」

□ 我在進行這項測驗時,中途最少放棄過一次去做其他事

不妨自我檢視一番,如果說其中的描述越符合自己的狀況,那就打個勾。打勾的項目愈多,就說明你「很可能」就是個慣性拖延者。

我呢,勾選了十二項,是個慣性拖延者。

但我不說,你肯定不覺得我是個慣性拖延的人。這是因為我懂得管理拖延的慣性,甚至是反過來利用這個慣性去創造生產力。

換句話說,我將慣性拖延的負面影響降到最低了。

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一|面對拖延,改變從思維出發

高效工作者的技巧與實踐,向來都是市場熱衷追逐的話題。這類型的書籍也大多能佔據暢銷書排行榜的版面,人人都希望從中一窺這些高效工作者的秘訣,試圖找到「輕鬆不費力、又能成為高效工作者」的方法。

書看了、課也上了,似乎有些改變但也說不上太大變化。

為何會這樣?因為你學到方法、掌握技巧,但思維沒有改變。

你可能清楚了高效工作者做了什麼(know-what),也瞭解他們如何做到的技巧(know-how);但很少會有人去深思他們為什麼這麼做(know-why)

思維改變心態、心態影響行動,而行動帶來成果。

有些事情必須從思維出發,才能真正反映在行動與結果上,像拖延就是。

而這本書談的就是「慣性拖延」的成因與對策,並告訴讀者從造成問題的原因出發,才能真正解決慣性拖延的問題。

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二|戰勝拖延的關鍵第一步:真心求變

拖延無法克服,因為是人的天性;但是能抑制拖延帶來的負面效應,甚至是主動拖延來創造生產力。

戰勝拖延症的關鍵就在於三個步驟:

01 |下定決心去改變。

02|找出拖延的原因,認清自己的挑戰與障礙。

03|採取對應的技巧,抑制拖延習慣與創造生產力。

事實上,拖延的代價可能遠比現下顯現出來的更大,而拖延習慣所產生的漣漪效應,更會嚴重的影響我們的個人生活與職涯發展。

如果你意識到拖延的傷害,也真心想要改變,或許這本書可以幫到你;包括了解拖延的成因、抑制拖延的辦法,以及如何利用拖延來創造生產力?

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三|拖延的三個主因:怕輸、太難、無感

害怕失敗,是造成拖延的第一個原因。

不一定是完美主義,有時只是單純的厭惡失敗而已。

害怕失敗帶來負面結果與影響、害怕成功帶來更多挑戰與責任,擔心結果不如預期,所以遲遲不敢踏出第一步。

於是你對自己的能力感到懷疑、無法容忍採取行動所帶來的持續逆境與痛苦的可能性,寧願選擇拖延任務、推卸責任、逃離專案等行為。

害怕失敗,背後代表的其實是對「不確定性」的無力感。

決策癱瘓,是造成拖延的第二個原因。

選項太多、資訊太大,遠超過我們能處理的水準時,大腦就會產生決策癱瘓,所以開始拖延、猶豫不決,遲遲不肯做出決定。

眼下太多任務,不知從哪裡開始、感到無所適從,於是開始拖延;缺乏關鍵資訊無法進行下一步,又不知道如何取得、取得也很麻煩,所以也開始拖延;面對眾多選項,每個選項都有好壞參半,總是陷入猶豫不決的窘境。

不痛不癢,是造成拖延的第三個原因。

一件事做了不會馬上有效益、不做也不會有立即性損失或影響,我們自然會覺得「不急」而放著不管,選擇將時間優先投入在那些有立即性效益或損失的任務中。

於是感到無聊的、需要長期投入才能看見成效的任務,都被我們拖延著。轉而投入到可以立即獲得滿足感的任務中,像是看電視、滑手機;或是不得不處理立刻就必須承擔損失的任務中,好比說明早的會議報告加班也得完成。

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四|戰勝拖延的三個核心策略

書中整理了二十四個幫你提升「時間管理」的高效自控練習,我想都蠻值得參考的,但不一定適合每一個人。

你得找到適合自己的。怎麼做?試試看才知道。

不過,這些練習可以歸納為三個策略:在對的時間做對的事、簡化任務困難度與提高誘因、消除拖延的動機與可能性。

策略一|#在對的時間做對的事

練習01:先把最不想做的工作「吃掉」

練習05:排定待辦事項的優先順序

練習09:利用你一天中活力巔峰的時刻

練習15:使用時間分段法

練習23:使用承諾機制,限制你的選擇

策略二|#簡化任務困難度與提高誘因

練習02:不管有多討厭,先堅持做十分鐘再說

練習03:設立階段性目標與獎勵自己

練習11:把任務分解成一個個小步驟

練習12:盡可能避免無聊的工作,或將它變成有趣的工作

練習17:不要一心多用

練習18:別懷疑自己是否做得到,消除消極的自我對話

練習21:每週對你的目標進行審查,確保以最佳方式分配時間與精力

練習22:使用誘惑綑綁,做了該做的事就給自己獎勵

策略三|#消除拖延的動機與可能性

練習04:填滿你的行事曆

練習06:待辦事項清單請控制在七項以內

練習07:刻意壓縮每項任務的可用時間

練習08:要求他人為你設定截止日期

練習10:讓身邊的人監督你完成任務

練習13:擺脫環境的干擾

練習14:暫時關掉社群媒體網站的通知

練習16:盡可能刪除不必要的任務

練習19:強迫自己「現在只能做這件事」

練習20:找出拖延的原因

練習24:原諒自己。抑制拖延習慣的過程總會歷經挫折,再來過就好。

關於時間管理術的細節說明,就留待你自行閱讀這本書的內容了。

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五|主動拖延來創造生產力,也是一門藝術

害怕失敗、決策癱瘓,以及不痛不癢,於是不自覺開始拖延任務,也對工作效率產生了負面影響。

抑制拖延有三個策略,包括在對的時間做對的事、簡化任務困難度與提高誘因,以及消除拖延的動機與可能性。

不過,更進階的技巧是

「反過來利用拖延慣性,來提升生產力。」

怎麼做到?取決於產生拖延念頭時,所採取的行動。

你是無意識的投入能獲得立即性滿足的活動,來填補時間?還是有意識的選擇重要任務,來取代當下該做卻拖延的事情?

比如說,你打算大掃除把家裡好好整理一下,但一想到可能得耗費半天以上就累了,所以出現了拖延的念頭;不如先坐下來追個劇、吃飽喝足了再說。

這就是「被動拖延者」的做法。

那麼「主動拖延者」會怎麼做?把這些時間拿去繳帳單、運動或準備晚餐,選擇先處理和大掃除同樣重要但可能更為急迫的任務。

你是拖延了原本的任務,但時間並沒有白白浪費掉,只是先做了其他重要的事情。

你發現了嗎?被動拖延者會浪費時間去做不該做的事情,而主動拖延者會將時間投入其他該做的事情。

關鍵就在於是否懂得如何分配任務的優先順序、懂得如何為這些任務分配時間,進而就能懂得如何利用主動拖延來提高自己的生產力。

比方說,我會在家中四處放著書,想偷懶時就看書、一本看不下去就換一本、無聊的工作不想做就看書;當然,寫作也是我的另一項「替代性」任務。

我也會將希望女兒閱讀的書放在桌上,當她們無聊、不想寫作業時,就會翻閱這些書,而不是打開iPad或隨意看YoueTube。

「你可以拖延,但時間不會停止,而且錯過的時間永遠不會重來。」

拖延是一種習慣,而且每一個人都有。

唯有下定決心採取行動,才能帶來真的改變;久而久之,拖延的誘惑可能就會越來越弱。控制拖延習慣的過程中總會覺得不順利,但沒關係!

原諒自己、重新振作,再來過一次就好。